7 گام برگزاری جلسات تیمی مؤثر در سازمان
فهرست مطالب
وقتی کارمندان در جلسات تیمی شرکت می‌کنند احساس خوشحالی دارند یا نفرت؟ آیا کارمندان برگزاری جلسات را مساوی با هدر دادن وقت می‌دانند؟ پاسخ این سوالات نشان می‌دهد که یکی از مهم ترین مهارت‌های رهبری سازمان را دارید یا خیر!.
اگر هم پاسخ مناسبی از سوی کارمندانتان دریافت نکرده اید توصیه می‌کنم حتما این مقاله را تا انتها مطالعه نمایید.
1- اهداف جلسه را مشخص کنید
جلسات می‌توانند برای هر موضوعی از اطلاع‌رسانی تا حل مشکل در سازمان برگزار شوند. برای آنکه مطمئن شویم هر شرکت‌کننده در جلسه هدف آن را می‌داند باید قبل از شروع جلسه، هدف را اعلام کنیم تا افراد بتوانند نتیجه و خروجی جلسه را بهتر درک کنند.
2- از افراد حاضر ایده و نظر بگیرید
هر جلسه فقط در صورتی مؤثر است که شرکت‌کنندگان با دست پر و فعال در گفت‌وگو شرکت کنند. همه شرکت‌کنندگان باید با پیشنهاد دادن ایده‌های جدید، پرسیدن سوال از دیگران یا تقسیم وظایف برای انجام کارها در جلسه همکاری کنند. به کمک راه‌های زیر می‌توان افراد حاضر در جلسه را به مشارکت تشویق کرد:
- پرسیدن اطلاعات و نظرات در طی جلسه از آن‌هایی که صحبت نمی‌کنند.
- شرکت دادن تیم در تمریناتی چون طوفان فکری یا نوشتن افکار که باعث تشویق تیم به خلق ایده می‌شود.
- درخواست کردن از بعضی از شرکت‌کنندگان برای انجام کارها و پیگیری آن‌ها تا در جلسه بعدی گزارش دهند.
3- از داده ها استفاده کنید
یک جلسه مؤثر با نظرات و دیدگاه‌های همه افراد آن کارآمد می‌شود ولی بااین‌حال باید در آن از حقایق و داده‌های آماری که باعث پیشرفت تیم می‌شود هم صحبت کرد. توصیه می کنم حتما از داده ها و اطلاعات برای رسیدن به یک تصمیم استفاده کنید. گزارشات، تجزیه و تحلیل روند کار و سایر داده‌ها راهنماهای مؤثرتری در بحث، گفت‌وگو و اقدامات تیمی هستند. برای اطمینان از شفافیت بین حقیقت و دیدگاه‌های شخصی مطرح شده در جلسات باید داده‌های آماری همراه با نظرات شخصی افراد درباره آن‌ها ارائه شود.
4- در طول جلسه موضوع و هدف جلسه را تکرار کنید
در همه جلسات گاهی پیش می‌آید که افراد از موضوع اصلی جلسه منحرف می‌شوند. به همین دلیل مدیر جلسه باید مطمئن شود که مطالب به صورت دوره‌ای مطرح می‌شود و انحراف در بحث پیش نمی‌آید. این کار باعث می‌شود که درباره تمام موضوعات مطرح شده درموضوع جلسه گفت‌وگو شود و چیزی از قلم نیافتد. همچنین به تیم کمک می‌کند که روی موضوعات اصلی تمرکز کنند و از پرداختن به مطالب متفرقه دوری کنند.
5- تصمیم‌گیری و جمع بندی کنید
جلسات تیمی مؤثر برای پرداختن به موضوعاتی مشخص برگزار می‌شوند و افراد می‌خواهند در آن جلسات درباره مسائل تصمیم قطعی بگیرند. این تصمیم‌گیری‌ها می‌تواند برای بحث مجدد درباره یک موضوع پس از جمع‌آوری اطلاعات کافی یا تصمیم‌گیری درباره بخشی از راهبرد تیم باشد.متاسفانه خیلی مواقع جلسات ،بدون هیچ تصمیم گیری و صورت جلسه ای تمام می شود و فقط وقت حاضرین گرفته می شود.
تصمیم‌گیری و رسیدن به نتیجه باعث می‌شود که تیم در جا نزند و به جلو پیش برود.
6- تعیین نقش و مسئولیت افراد حاضر در جلسه
در یک جلسه مؤثر برای هر فرد مسئولیتی تعیین می‌شود. وقتی با دقت به هر فردی مسئولیت دهید و برای انجام آن کار وقت تعیین کنید، احتمال فراموش کردن مسائل به حداقل رسیده و کاری هم تکراری انجام نمی‌شود.
خروجی جلسات خوب تصمیم‌گیری است ولی یک تصمیم تا وقتی که اجرا نشود اصلا به درد نمی‌خورد.
7- پیگیری ، پیگیری ،پیگیری
جلسات تیمی مؤثر به پیگیری نیاز دارند تا هر فرد از تیم بداند که چه انتظاری از او وجود دارد و چه کاری باید انجام دهد. استفاده از نرم‌افزارها به شما کمک می کند تا پیگیری دقیق تری روی وظایف محوله داشته باشید.پیگیری جلسات باعث می‌شود که اطلاعات فراموش نشود و افراد آنچه را که بر سرش توافق کرده‌اند را به یاد بسپرند. وقتی در قالب ایمیل یا از طریق گفت‌وگو در جلسه بعدی، پیگیری جلسات را به تیم اطلاع دهیم، در حقیقت از فراموش شدن کارها جلوگیری کرده‌ایم.
جمع بندی:
برگزاری جلسات تیمی مؤثر یک مهارت مهم برای رهبران است چراکه به آنان در پیشبرد مؤثر پروژه‌ها کمک می‌کند. وقتی می گوییم مهارت ،پس آموختنی است و نیاز به تکرار و تمرین دارد. رهبری مؤثر جلسات به صورت طبیعی در توان بسیاری از افراد نیست و همین امر یادگیری مهارت‌های این کار در طی برنامه‌های پیشرفت رهبری را منطقی می‌سازد. افراد با رعایت همین 7 مرحله ساده ، مشارکت مؤثر، پیگیری منظم و تصمیم‌گیری شفاف در جلسات را می‌آموزند.
ای کاش مدیر ما به این مطالب عمل میکرد.
میتونید این مقاله را برای مدیرتان بفرستید و ازشون بخواهید که در جلسات آتی به آن عمل کنند
جامع و دقیق
سپاس از شما